Un logiciel de gestion d’affaires est un outil de pilotage s’adressant spécifiquement aux entreprises travaillant par projets : ESN, sociétés de conseil, sociétés d’infogérance, éditeurs de logiciels…
Ce mode de fonctionnement requiert une excellente organisation et un suivi administratif adéquat pour rester efficace. Dans ce cadre, les logiciels de gestion “classiques” montrent vite leurs limites et l’utilisation d’un ERP spécialisé s’impose.
Pourquoi est-il indispensable pour une ESN de s’équiper d’un logiciel pour la gestion d’affaires ?
La gestion à l’affaire est un modèle d’activité faisant face à des enjeux bien spécifiques. Un logiciel adapté présente de nombreux avantages :
1/ Gestion commerciale
Tout d’abord, un logiciel de gestion à l’affaire est nécessaire sur un plan purement commercial. Il est notamment utilisé pour :
- Éditer puis envoyer des devis personnalisés
- Suivre l’évolution des opportunités dans le pipe commercial
- Stocker les données relatives aux différents clients et projets en cours
- Fidéliser les clients existants grâce à une bonne connaissance de leurs besoins
Un logiciel de gestion à l’affaire va inciter à structurer les propositions commerciales sous forme de projets, selon les différents business models pratiqués. C’est sur cette base que se fera ensuite le suivi sur le plan financier.
2/ Gestion de la facturation
L’optimisation de la rentabilité est au centre des préoccupations chez les dirigeants d’entreprises à l’affaire. Mais gérer la facturation associée à différentes catégories de projets n’est pas une mince affaire : vente “one shot” au forfait, prestation de service récurrente par abonnement, personnel placé en régie, facturation au temps effectif passé (helpdesk), etc.
Un logiciel de gestion d’affaires est équipé d’un module grâce auquel il est possible de jalonner la facturation selon la nature des projets et de centraliser l’ensemble du processus. L’envoi de factures électroniques permet ainsi de gagner un temps précieux, tandis que le système d’alerte réduit les délais de paiement et le risque d’impayés.
Cette visibilité accrue est particulièrement utile pour estimer la trésorerie prévisionnelle de l’entreprise et comparer différentes hypothèses, qu’elles soient optimistes ou pessimistes.
3/ Gestion des temps
Quel temps est passé sur chaque projet ? Quelles missions sont particulièrement chronophages pour les employés ? Quels sont les projets à surveiller en termes de dérive ?
Autant de problématiques complexes à résoudre sans l’appui d’un outil qui colle à la réalité du terrain. Les logiciels de gestion d’affaires facilitent aujourd’hui la collecte des temps et proposent un système de décompte du temps passé sur les missions pour un meilleur suivi de la rentabilité. Ils permettent aussi de faire des projections en fonction d’un “reste-à-passer” réévalué au fil de l’eau, de bénéficier d’indicateurs d’avancement technique et financier.
4/ Gestion des ressources humaines
L’activité des ESN implique bien souvent le placement de collaborateurs chez différents clients pour des durées plus ou moins longues. Cela peut correspondre à des projets de différente nature : forfait, régie. Un ERP à l’affaire dédié permet de gérer l’affectation du personnel en quelques minutes, mais aussi la gestion des intercontrats ou des absences afin de fluidifier l’organisation interne.
5/ Gestion et découpage des projets
Les logiciels de gestion à l’affaire sont aussi utiles dans une optique de pilotage des projets : qu’il s’agisse de définir le planning des collaborateurs, de délimiter le périmètre d’une intervention ou de consulter le reste à faire sur un projet, leurs fonctionnalités sont particulièrement importantes pour bénéficier d’une gestion de projet cohérente.
6/ Gestion de business models différents : régie, forfait, centre de services, TMA…
Les outils de gestion généralistes sont rarement adaptés aux business models prépondérants dans le monde de la gestion d’affaires : régie, forfait, centre de services, TMA, etc.
De fait, leur structure et leurs fonctionnalités sont souvent moins pertinentes, voire obsolètes. Les logiciels dédiés à la gestion d’affaires, quant à eux, sont conçus précisément pour répondre aux besoins des entreprises reposant sur ces modes de fonctionnement et s’avèrent beaucoup plus efficaces au quotidien.
7/ Gestion des coûts protéiformes : achat de logiciels, de matériel, de services cloud
Outre les coûts de personnel – normalement couverts par la facturation d’un Taux Journalier Moyen (TJM) – les projets des ESN doivent intégrer des achats divers : licences ou abonnement logiciels, acquisition de matériel, souscription de services d’hébergement cloud…
Un outil de gestion à l’affaire adapté aidera à prendre en compte les coûts associés selon divers modes de fonctionnement : refacturation sur un projet, ventilation sur plusieurs projets, amortissement et intégration au TJM….
6 critères à prendre en compte pour choisir son logiciel de gestion d’affaires
1/ Le coût de l’outil
De nombreux outils dédiés à la gestion d’affaires sont disponibles sur le marché. Pour effectuer un premier tri, la question du budget est à mettre sur la table au plus tôt. Plusieurs options s’offrent aux entreprises selon l’enveloppe qu’elles sont prêtes à investir.
Une erreur courante consiste à se baser uniquement sur les coûts fixes et à omettre / sous-estimer les éventuels frais cachés. Voici les principaux d’entre eux, pas toujours inclus dans les devis, mais pourtant bien réels :
- La perte de productivité temporaire suite au changement d’environnement de travail liée au déploiement d’un nouvel outil, qui se traduit par un coût “indirect” variable selon la facilité de prise en main
- La formation des utilisateurs sur l’outil, qu’il s’agisse des bases ou de perfectionnement
- Les mises à niveau de l’outil sont parfois facturées sous forme de frais d’assistance (les outils SaaS ne sont généralement pas concernés)
- Certaines fonctionnalités superflues à un moment donné – qui peuvent toutefois devenir pertinentes importantes quelques années plus tard. Ces ajouts sont régulièrement facturés et occasionnent des surcoûts parfois importants.
- L’assistance comprise dans la formule ne couvre pas forcément toutes les demandes. Dans certains cas, le support se limite en effet aux interrogations du quotidien et facture les conseils plus détaillés.
Bien souvent, des échanges avec les prestataires sont suffisants pour lever le voile sur la plupart des zones d’ombre. Il est donc vivement recommandé de prendre le temps nécessaire pour faire le point sur cette question.
2/ SaaS ou On-Premise ?
Le second critère à prendre en considération est le choix entre un logiciel SaaS ou On-Premise.
Les deux options sont valables, mais le choix de l’une ou l’autre se fait en fonction des exigences et besoins de chaque société.
Les logiciels SaaS sont basés sur le Cloud et plus facile d’accès depuis n’importe quel appareil disposant d’une connexion internet. L’entreprise s’acquitte d’un abonnement pour leur utilisation ainsi que les différentes mises à niveau proposées par l’éditeur au fil du temps. Il s’agit d’une formule plus flexible et souvent privilégiée de nos jours, malgré un ROI plus bas sur le long terme ainsi qu’un manque de contrôle sur l’hébergement des données.
Ces logiciels sont aujourd’hui les plus populaires de par leur grande flexibilité d’utilisation et un modèle de facturation adapté à beaucoup d’organisations.
Des logiciels On-premise reposent sur l’achat unique d’une ou plusieurs licences. Ils sont installés directement sur les postes de travail des utilisateurs. Cette formule permet à l’entreprise de garder ses données en interne si elle le souhaite et d’utiliser l’outil indéfiniment moyennant un contrat de maintenance annuel. L’investissement de départ est plus élevé, mais l’entreprise n’est pas soumise à un paiement mensuel qui peut dériver.
3/ Des fonctionnalités spécifiques
Le domaine de la gestion à l’affaire est vaste. Les entreprises y recourant officient dans des secteurs variés. Un travail de fond doit donc être fait pour dissocier les ERP pertinents, adaptés au domaine d’activité de ceux trop éloignés des besoins de la société. Omettre cette étape, c’est prendre le risque de souscrire à une offre inappropriée et d’avoir à compenser par du développement spécifique – forcément onéreux.
4/ La flexibilité et le potentiel d’évolution
Il est également conseillé de prendre de la hauteur sur le futur de l’entreprise au moment de choisir un logiciel de gestion d’affaires. Va-t-elle lancer de nouvelles offres ? Un nouveau business model va-t-il voir le jour ? Les effectifs vont-ils évoluer ? Passer de 10 à 100 collaborateurs en quelques mois ou années ?
En conséquence, l’outil choisi aujourd’hui sera-t-il encore pertinent dans 5 ans ? 10 ans ? Autant s’assurer que sa structure est adaptable aux enjeux de demain.
5/ La qualité de l’accompagnement
Le choix d’un logiciel passe aussi par le choix d’un prestataire capable de prodiguer un accompagnement de qualité. Contrairement à certaines idées reçues, son rôle ne s’arrête pas au développement et à l’intégration. Formation des utilisateurs, résolution de problèmes techniques et conseils sur l’utilisation de l’outil font également partie de ses missions.
Il est donc préférable de sélectionner un partenaire compétent sur ce volet pour construire une collaboration solide sur le long terme.
6/ Facilité d’utilisation / UX
Aussi pertinent soit-il du point de vue technique, un outil de gestion informatique demande toujours un temps d’adaptation pour être maîtrisé. C’est ici que l’UX (User Experience ou Expérience Utilisateur) prend toute son importance : une interface claire et simple à prendre en main a tendance à considérablement réduire cette période de transition. A contrario, un logiciel peu intuitif doté et difficile à utiliser aura tendance à rallonger cette phase et à générer du mécontentement chez les utilisateurs. C’est d’autant plus important que dans une ESN, différents profils auront à l’utiliser : direction, comptables, office managers, chef de projets…
Indispensable un logiciel de gestion d’affaires ? Oui ! Mais attention à bien choisir ! Nous l’avons vu, s’équiper est aujourd’hui impératif. Pour autant, tous les outils ne se valent pas et plusieurs éléments entrent en ligne de compte au moment de prendre une décision.
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