Les périodes d’intercontrats sont inhérentes au métier des ESN mais doivent être gérées avec la plus grande attention. En effet, ces périodes, si elles ne sont pas gérées finement, représentent l’un des risques majeurs pour une société de services. Combien de consultants sont actuellement en intercontrats ? Combien sont à venir ? Pour combien de temps ? Ces données sont stratégiques. Elles peuvent impacter directement la santé financière de l’entreprise et donc sa pérennité. Les équipes altik vous livrent quelques conseils simples à mettre en œuvre dans votre société pour optimiser les période d’intercontrat de vos collaborateurs.
Qu’est-ce qu’une période d’intercontrat ?
Dans les ESN et les sociétés de conseil, un intercontrat se définit comme une période de durée variable durant laquelle un salarié de l’entreprise ne travaille plus sur un projet concret, faute de client pour lequel travailler. Durant cette période, le salarié est en attente d’une nouvelle mission de la part de son employeur. Il conserve néanmoins son contrat de travail et l’intégralité de son salaire. En revanche, l’employeur n’a plus l’obligation de continuer à ses frais de transport ni de lui verser l’éventuelle prime sur objectif dont il pourrait bénéficier en temps normal. La remise des tickets restaurant peut également être suspendue.
L’intercontrat ne constitue pas un motif de licenciement valable, l’entreprise ne peut donc pas se séparer d’un collaborateur sur cette base. En revanche, elle peut lui imposer de prendre des RTT et/ou des congés payés, mais uniquement en avertissant la personne concernée au moins deux mois à l’avance.
Un seul mot d’ordre : anticipation
Bien que les périodes d’intercontrat soient inévitables, vous serez toujours gagnant en réduisant leurs fréquences d’apparition mais aussi leurs durées. En limitant ces périodes synonymes d’absence de revenus, vous minimisez vos pertes de chiffre d’affaires. Pour cela, un seul mot d’ordre : l’anticipation. Vous devez chercher à les réduire avant même que celles-ci n’interviennent. Une mission arrive à son terme dans quelques semaines ? Commencez d’ores et déjà à prospecter de nouveaux clients.
Pour vous aider dans cette mission, vous disposez de plusieurs leviers. En premier lieu, développez un groupe d’ambassadeurs chez vos clients. Sollicitez les plus satisfaits afin qu’ils vous recommandent auprès de leur réseau. Vous pouvez même utiliser leur expérience, comme support de communication afin de gagner de nouveaux contrats.
Second levier, les plateformes d’intercontrats en ligne. Différentes des JobBoard, elles ont été développées spécifiquement pour répondre à cette problématique. Dédiées aux sociétés de services, elles font correspondre des compétences avec des besoins clients immédiats. Elles sont utiles pour affecter vos consultants à des missions sur de courtes périodes.
Le second levier n’est autre que la communication régulière avec les collaborateurs externalisés chez des clients. L’idéal est d’organiser des réusions à intervalles réguliers afin de faire le point sur les différentes missions en cours : les clients actuels sont-ils satisfaits ? Envisagent-ils de renouveler un contrat arrivant à échéance ou comptent-ils mettre fin à la collaboration ? Ont-ils d’autres projets auxquels l’entreprise pourrait répondre dans un futur proche ? Ces échanges sont intéressants à avoir, puisqu’ils permettent de prendre la température des clients afin de déceler d’éventuels problèmes en avance. Si un client semble être sur le point de s’en aller, vous le saurez en avance et aurez plus de temps pour rebondir.
Enfin dernier levier, votre ERP. Son atout n’est pas directement commercial, mais plutôt organisationnel. Un tel outil est au cœur même de l’anticipation. Il vous apporte toutes les informations nécessaires pour maîtriser la globalité de vos projets et ainsi anticiper les périodes d’intercontrats. Quelles missions sont programmées ? Quelles sont leurs durées ? Lesquelles arrivent à terme et quand ? Qui sont les consultants affectés ? Vous bénéficiez d’un véritable tableau de bord pour anticiper, connaître les compétences qui vont se libérer et leurs disponibilités ? À travers un système d’alerte, vous pouvez même paramétrer des rappels automatiques. La gestion est entièrement automatisée et par conséquent facilitée.
Dans les ESN, les périodes d’intercontrats ne sont pas une fatalité. Votre ERP, s’il est conçu pour les sociétés de services, vous donne la visibilité nécessaire pour les anticiper. Et si les intercontrats sont inévitables, il vous aidera à en tirer parti pour conduire certains projets internes et améliorer ainsi l’efficacité de votre organisation dans son ensemble.
Une bonne période d’intercontrat est une période d’intercontrat productive
Même si les périodes d’intercontrats sont inévitables, elles ne doivent pas être synonymes d’inactivité pour vos consultants. Malheureusement, parfois certaines s’avèrent plutôt longues. Privilégiez alors l’objectif d’optimisation par la réalisation de projets internes ou de R&D. Dans toute société de services, la priorité est donnée aux projets clients, faisant parfois de vous, un cordonnier mal chaussé. Site internet obsolète, mise à jour des outils de gestion interne… c’est l’occasion rêvée de mener des projets pour vous. En les confiant à des consultants pendant leur période de “rompus”, ils se sentiront utiles, plutôt qu’ inoccupés.
Si toutefois les projets internes viennent à manquer, pensez à vos futurs clients. Vos processus peuvent-ils être améliorés ? Vos consultants sont-ils régulièrement confrontés aux mêmes problèmes ? Vous pouvez profiter de ce temps qui s’offre à vous pour remettre à plat certains processus internes qui ont montré des limites. Ou encore passer plus de temps sur la résolution de problèmes récurrents afin de faire gagner du temps à tous vos consultants.
Dans cet objectif d’optimisation, vous pouvez tirer parti d’un outil clé : l’ERP. Le grand piège des projets internes reste la durée. Afin de ne pas avoir des périodes d’intercontrat mettant en danger la santé financière de votre société, optez pour une planification efficace ! Pour atteindre cet objectif, les ERP dédiés aux sociétés de services seront votre meilleur allié. Au delà de planifier, ils vous aident à maîtriser le déroulement du projet ainsi que les coûts imputés. Ils simplifient la gestion de projets internes en mode agile, avec des objectifs à court terme, car une période intercontrat peut subitement être interrompue par une opportunité client.
