Il y a quelques années, la généralisation de la méthode agile dans la gestion de projets et le manque de visibilité à long terme ont fragilisé la gestion financière des ESN. De plus, 2020 et ses boulversements sont venus compliquer la vie des DAF de ces sociétés de services. La crise sanitaire et la réduction drastique des budgets des clients a aggravé la situation financière des ESN. La maîtrise des processus financiers est donc devenue inévitable. Pour cela, l’adoption d’outils fiables est indispensable. 

Gestion financière d’une ESN : un challenge au quotidien

La difficile tarification 

Comment définir précisément le prix d’une prestation de services ? En tant qu’ESN, il faut estimer le temps homme auquel vous appliquez un taux horaire, plus les éventuels frais de gestion. Ce prix doit également être assez attractif pour séduire le client et dégager des bénéfices. 

Pourtant, très régulièrement cette méthode s’avère risquée puisque des dérives de  temps réalisation interviennent créant une diminution de rentabilité. Les temps passés explosent les compteurs du devis. Les coûts imputables au projet sont sous-estimés. Tous ces facteurs de fragilité financière sont difficiles à prévoir. Peut-on réellement fiabiliser la tarification des ESN ? 

L’agilité comme facteur de risque 

Si les dérives de rentabilités sont fréquentes pour les ESN, il ne s’agit pas toujours d’une mauvaise tarification. Le besoin d’agilité au sein des projets  est un facteur aggravant de ces pertes de rentabilité. Alors que le temps homme de chaque projet est difficile à évaluer, les adaptations exigées par la méthode agile sont venues fausser ces calculs. Il est difficile d’évaluer les heures supplémentaires indues par des nouvelles tâches non prévues à l’origine. Les coûts peuvent donc vite échapper à votre contrôle. Les choses se compliquent.

L’avenir incertain 

Afin d’assurer la rentabilité de l’entreprise, une vision à long terme est nécessaire. Là encore, difficile pour les ESN d’entrer dans le moule classique de la gestion financière. Ces sociétés s’inscrivent dans des marchés très volatils. Difficile d’obtenir une vision des projets à un an. Les prévisions se font sur quelques mois tout au plus. La vision plus long terme est impossible et empêche toute anticipation. 

Performance financière : difficile mais pas impossible  

Face à autant de défis quotidiens, deux choix s’offrent aux ESN afin d’améliorer leur gestion financière. Première option, naviguer à vue et parier sur l’entrée de contrats régulièrement. Seconde option, prendre le taureau par les cornes et structurer leur gestion financière. Pour cela, trois grands axes d’amélioration : la centralisation de la données, la mise en place d’une équipe projet et l’uniformisation des processus. 

Des processus maîtrisés 

Une gestion financière efficace résulte d’une gestion globale structurée.  Les indicateurs de performance représentent alors les meilleurs atouts d’un DAF d’ESN ! Taux d’intercontrats, taux journalier moyen, prix de vente moyen réévalué (au forfait)… la centralisation des données est  nécessaire afin d’obtenir de tels KPIs.

Une fois le chantier de centralisation des données achevé, vous devez maîtriser vos processus internes. En effet, le manque de maîtrise pourrait-il résulter d’une défaillance des équipes projets ? Trop souvent les ESN font encore appel aux consultants en inter-contrats pour mener les projets internes. Or, cette pratique fait de ces sociétés les cordonniers les moins bien chaussés. En effet, les équipes changent sans cesse, les projets sont repris, impossible dans de telles conditions de mener un projet efficacement. Une solution ? Nommer un chargé de projet dédié à la structuration des processus internes.

Dernier chantier, et non des moindres l’uniformisation des processus entre entités. Les fusions et acquisitions étant monnaie courante dans le secteur, chaque société s’intègre avec ses pratiques et les uniformisations sont toujours compliquées. Cette standardisation des processus internes doit être accompagnée d’outils dédiés.

Des outils fiables

La collecte et la synthèse des données doivent se faire rapidement et facilement. Autrement, la perte de temps est énorme et l’efficacité toute relative. C’est pourquoi la mise en place d’outils de gestion comme un ERP est indispensable. Nous avons évoqué “le cordonnier mal chaussé” : les ESN intégrant des logiciels puissants ou développant des produits spécifiques sont souvent les dernières à maîtriser les processus à l’aide des ERP. Pourtant, l’automatisation permet de récolter les données facilement. Chaque information de la chaîne de production ou de services est intégrée dans un même outil. Le DAF n’a qu’à consulter les indicateurs clés mis à sa disposition pour prendre les bonnes décisions au bon moment. Alors, pourquoi s’en passer ?